HR-chefens bästa tips: Så blir kontorsflytten ett verktyg för kultur, samarbete och strategi
Ett modernt och yteffektivt huvudkontor med riktigt goda förutsättningar för samarbete och hållbara pendlingsresor – det var målbilden när HSB Skåne beslutade att samla sina verksamheter under ett tak. Platsen för samlokaliseringen blev Posthornet på Sockerbruksområdet i centrala Lund. Cornelia Håkansson som är HR-chef på HSB Skåne berättar om det gedigna förberedelsearbetet och ger sina bästa tips för hur man gör en kontorsflytt till ett kulturförstärkande projekt.
– Vi involverade medarbetarna från början och arbetade med löpande kommunikation under hela processen. Vi satte också upp en frågelåda där medarbetarna kunde ställa frågor anonymt. Där ställdes frågor om allt från hur många mikrovågsugnar det skulle finnas, till hur det ser ut med parkeringsplatser vid Posthornet. Frågor och svar togs med i nyhetsbreven och lades även upp på intranätet, säger Cornelia Håkansson och fortsätter:
– Det är verkligen ett råd jag vill ge, att ge personalen förutsättningar att bearbeta en flytt. Styrelse och ledning har ofta vetat om vad som är på gång länge, medan personal vanligtvis informeras betydligt senare.
HR-funktionen har haft ett tätt samarbete med kommunikationsavdelningen på HSB Skåne under den här resan. En kommunikationsplan med informationspunkter att dela vecka för vecka sattes tidigt. Cornelia Håkansson konstaterar att HSB Skåne har fått lärdomar om internkommunikation att ta fasta på även framåt.
Samarbete och återbruk under förberedelsefasen ger ringar på vattnet
Medarbetarna tillfrågades även om att vara med i olika arbetsgrupper. Då formades bland annat en referensgrupp, som fungerade som ett bollplank i generella frågor kring kontorsflytten, och en konstgrupp som tyckte till om konsten i den nya lokalen.
Medarbetarengagemanget under flytten har inte bara påverkat inflytten – det har lagt grunden för hur HSB Skåne vill arbeta och samverka på det nya kontoret. Flytten har också använts som en möjlighet att stärka och utveckla hållbarhetsarbetet.
– En majoritet av våra befintliga möbler var från 2005, så det var mycket som kändes väldigt daterat. Men ingenting har kastats, utan antingen sålts eller gått till second hand-butiker. Vi har haft tre loppisar för personalen som kunnat köpa med sig allt från skrivbord till krukor. Sedan har vi köpt in återbrukad, modern inredning till det nya kontoret, förklarar Cornelia Håkansson.
Hon har fått coachning av Wihlborgs arbetsplatsrådgivare Anna Nambord som delat lärdomar och inspiration från andra förändringsresor, bland annat om återbruk och hållbarhet. Anna Nambord tog också emot 70 tjänstemän från HSB för ett studiebesök på Wihlborgs kontor. Här fastnade många för de historiska bilderna som berättar om Wihlborgs historia.
– Våra medarbetare ville att HSB:s historia ska få synas på ett liknande sätt på vårt nya kontor. Därför har vi samlat in många gamla bilder som nu hänger på väggarna, och alla rum har fått namn med koppling till vår historia. Loungen heter Kollot efter HSB:s sommarkollo för barn som har anordnats i snart 100 år, och ett annat rum döptes med glimten i ögat till Sopnedkastet eftersom den lösningen uppfanns av HSB-grundaren Sven Wallander, berättar Cornelia Håkansson.
En kontorsutformning som speglar HSB:s Skånes strategi
Arkitekt Eva Nyquist har hjälpt till att skapa en optimal planlösning för HSB Skåne, så att kontoret stödjer moderna arbetssätt, beslutsfattande och samarbetsformer. Eva stuvade om i den ursprungliga planen för att få in fler små mötesrum för videomöten, och kom med idén att skapa olika ”öar” i kontoret, för att bryta upp det öppna landskapet. Det var viktigt för ljudmiljön.
– Det är också ett tips. Ta hjälp av en duktig arkitekt som kommer med nya infallsvinklar, säger Cornelia Håkansson.
Målet var att medarbetarna skulle få en wow-känsla när de flyttade in. Inrett och klart, datorerna inkopplade och bokningssystemet för mötesrummen ”up and running”.
– Det var Anna Nambords idé, för så gjorde Wihlborgs själva när de bytte kontor. Det handlar om att ge ett positivt första intryck av den nya arbetsplatsen. Nu ska vi sträva efter att behålla den känslan, så att medarbetarna vill fortsätta att komma in till kontoret. Det tänker jag att vi kan främja genom spännande föreläsningar, AW:s och frukostar. I dag har vi alla förutsättningar för den typen av spontana och planerade möten, säger Cornelia Håkansson.
Cornelias bästa tips
1. Kommunicera tidigt och ofta. Skapa olika kommunikationsvägar – nyhetsbrev och frågelåda fungerade bra för HSB Skåne.
2. Involvera medarbetarna i beslut längs vägen.
3. Se flytten som en möjlighet att bygga kultur. Engagemang och samarbete under förberedelsefasen leder till stärkt gemenskap. Det har ni nytta av även på lång sikt.
4. Fundera på hur ni kan visa på företagets historia på ett nytt kontor.
5. Tänk hållbart från start. Hur kan ni möjliggöra för medarbetarna att pendla hållbart? Var kan ni välja återbruk framför helt nytt?
6. Säkra en positiv första upplevelse på nya kontoret.