Den här informationen syftar till att informera dig om hur och varför denna personuppgiftsbehandling sker. Du kan när som helst kontakta Wihlborgs för mer information om detta.
Telefon: 040-690 57 00
E-post: gdpr@wihlborgs.se
Prenumeration på nyhetsbrev, pressmeddelanden och rapporter
-
För att möjliggöra din prenumeration på nyhetsbrev, pressmeddelanden och rapporter är det enbart ditt namn och din e-postadress som kommer behandlas av Wihlborgs. Ditt namn och din e-postadress behandlas med stöd av den lagliga grunden berättigat intresse. Ditt namn och din e-postadress kommer att behandlas för att möjliggöra utskick av nyhetsbrev, pressmeddelanden och/eller rapporter per e-post till dig i enlighet med den prenumeration du anmält dig för.
Dina uppgifter kommer att behandlas i det elektroniska e-postsystem eller distributionssystem som Wihlborgs använder. Vid prenumeration på nyhetsbrev kommer vi att lagra dina uppgifter i vårt kundrelationsverktyg.
Din e-postadress kommer inte att användas för andra syften eller delas med andra parter.
-
Vi kommer att spara dina personuppgifter under den tid som krävs för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden enligt prenumerationen. För det fall att du meddelar Wihlborgs att du inte längre vill prenumerera, kommer dina uppgifter att raderas inom en månad från tiden för meddelandet.
Intresseanmälan och kontaktformulär
-
När du skickar en intresseanmälan för en viss lokal genom Wihlborgs kontaktformulär kommer Wihlborgs att behandla personuppgifter om dig och är därmed personuppgiftsansvarig för uppgifterna. Detsamma gäller när du skickar ett meddelande genom vårt kontaktformulär.
De kontaktuppgifter du registrerat såsom namn, e-post, ort och lokaltyp kommer behandlas för att kontakta dig för en vidare diskussion om den lokal du visat intresse för. Vi kan även komma att lagra dina uppgifter i vårt kundrelationsverktyg för att kunna kontakta dig avseende andra objekt som vi bedömer kan vara av intresse för dig. Vi utför behandlingen baserat på en intresseavvägning där vi bedömer att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt eventuella intresse för att sådan behandling inte sker. Uppgifter kommer att behandlas av Wihlborgs receptionspersonal samt individer som ansvarar för uthyrning av lokaler.
-
Vi kommer att spara dina personuppgifter under den tid det kan vara aktuellt för dig att hyra en lokal av oss.
Kontakta gdpr@wihlborgs.se om du inte längre är intresserad av att hyra en lokal av oss och vill att vi raderar dina uppgifter.
Evenemang
-
De kontaktuppgifter som du registrerat vid anmälan i samband med något av Wihlborgs evenemang (namn, företagsnamn, e-post, telefonnummer m.m.) kommer att behandlas för utskick av information per e-post till dig med anledning av den anmälan du gjort och kommer att lagras i vårt kundrelationssystem och användas som underlag i vårt ekonomisystem. Denna behandling är nödvändig för att Wihlborgs ska kunna fullgöra vårt åtagande att bjuda in dig samt välkomna dig till det aktuella eventet och Wihlborgs har därmed ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna. Eventuella uppgifter om allergier behandlas med stöd av samtycke.
De kontaktuppgifter du registrerat kommer även att sparas av Wihlborgs och behandlas i samband med utskick av utvärderingar och dylikt kopplat till det event du anmält dig till samt för utskick av inbjudningar till kommande event. Denna behandling gör vi med stöd av en intresseavvägning där vi bedömt att denna behandling är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra berättigade intressen att följa upp våra event samt nå ut med inbjudningar till nya event. Vår bedömning är att dessa intressen väger tyngre än ditt intresse av att inte få denna typ av uppföljningar och inbjudningar.
Wihlborgs kan även komma att behandla bilder där du förekommer som är tagna på event som organiserats av Wihlborgs. Bilder från event behandlas med stöd av den lagliga grunden berättigat intresse och kan komma att sparas och användas när Wihlborgs i kommunikationssammanhang informerar om genomförda och kommande event. Bilder där du förekommer kan överföras till Wihlborgs sociala medier (LinkedIn, Facebook och Instagram), på Wihlborgs hemsida, i tryckt material och skickas till Wihlborgs kontakter via Wihlborgs e-postleverantör.
-
Vi kommer att spara dina personuppgifter under den tid vi genomför relevanta event samt, om du meddelar Wihlborgs att du inte längre vill få inbjudningar till kommande event, under upp till en månad från tiden för meddelandet. Bilder som tas på event kan komma att sparas i Wihlborgs bildbank och publiceras på Wihlborgs sociala medier, på Wihlborgs hemsida och i tryckt material.
För dig som hyresgäst
-
De uppgifter du registrerat eller som registrerats om dig som Wihlborgs hyresgäst, vilken i de flesta fall utgör din arbetsgivare, (namn, e-post och/eller telefonnummer) kommer att behandlas för att hantera hyresförhållandet samt eventuell felanmälan du gjort. Även när du skickar en intresseanmälan för en viss lokal genom Wihlborgs kontaktformulär kommer Wihlborgs att behandla personuppgifter om dig. Om du är hyresgäst och avtalspart till Wihlborgs är våra personuppgiftsbehandlingar nödvändiga för att uppfylla vårt avtal. Om du är kontaktperson hos en hyresgäst eller har skickat in en intresseanmälan är behandlingarna nödvändiga för Wihlborgs berättigade intresse, där vi bedömer att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt eventuella intresse för att sådan behandling inte sker.
Vi kommer att behandla kontaktuppgifter för att kunna skicka ut nyhetsbrev och inbjudningar till Wihlborgs olika evenemang. Det är enbart ditt namn och din e-postadress som kommer behandlas av Wihlborgs. Dina kontaktuppgifter behandlas med stöd av den lagliga grunden berättigat intresse eftersom denna behandling är nödvändig för att möjliggöra utskick av nyhetsbrev per e-post till dig samt bjuda in dig till våra event. Eventuella uppgifter om allergier behandlas med stöd av samtycke.
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att fakturera hyra. Detta baseras på vårt avtal om du är hyresgäst och en intresseavvägning om du är kontaktperson hos en hyresgäst, där vi bedömer att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för att få betalt väger tyngre än ditt eventuella intresse för att sådan behandling inte sker. Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter för att driva in obetalda och förfallna hyror och i övrigt för att administrera vårt krav. Uppgifter kommer att behandlas i våra förvaltnings- och affärssystem samt vid behov lämnas ut till relevanta externa entreprenörer involverade i ärendet. Uppgifter kan även delas med myndigheter såsom Kronofogden och domstolar.
-
Om du är kontaktperson för hyresgästen behandlas dina personuppgifter så länge du är angiven som kontaktperson. Om du är privatperson eller enskild firma som är hyresgäst behandlas dina personuppgifter så länge du är hyresgäst hos oss.
Vi raderar dina personuppgifter senast tolv månader efter hyresförhållandets upphörande om vi inte måste spara dem under längre tid. Så kan vara fallet om det föreligger en rättslig förpliktelse att spara uppgifterna en viss tid, vilket föreligger i till exempel bokföringslagen, med stöd av vilken fakturor sparas under sju år. Så kan också vara fallet om det finns utestående hyresfordringar eller andra rättsliga anspråk. Uppgifterna sparas då till skulderna är betalda eller ärendet avslutas hos relevant myndighet.
Har du skickat in en intresseanmälan sparas uppgifterna under den tid det kan vara aktuellt för dig att hyra en lokal av oss. Vi kommer även att spara dina personuppgifter för utskick av nyhetsbrev och inbjudningar på samma sätt som anges under rubrikerna Evenemang och Prenumeration på nyhetsbrev, pressmeddelanden och rapporter.
Kamerasäkerhet
-
Wihlborgs bedriver kamerabevakning i syfte att förhindra brott. Vi lagrar material från kamerabevakningen i upp till trettio (30) dagar. Som bevakad kan du utöva flera rättigheter, särskilt rätten att få tillgång till eller radering av dina personuppgifter.
-
Den lagliga grunden för vår kamerabevakning är vårt berättigade intresse. Wihlborgs använder kameraövervakning för att utreda samt förebygga brott. Inspelat meterial lagras enbart så länge som är nödvändigt för att uppfylla syftet. Som längst innebär det trettio (30) dagar såvida det inte finns goda skäl att spara dem längre, till exempel när de ingår i en polisutredning.
Visselblåsning
-
Om du har gjort eller avser att göra en rapport om missförhållanden kan det innebära att Wihlborgs Fastigheter AB (”Wihlborgs”) behandlar personuppgifter om dig. Detsamma gäller om någon annan upprättat en rapport som innehåller uppgifter om dig. Vi värnar om din integritet och ser till att dina personuppgifter är säkra i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) och annan dataskyddslagstiftning.
Den här informationen syftar till att informera dig om hur och varför vi behandlar dina personuppgifter i vårt visselblåsarsystem. Wihlborgs är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna informationstext. Du kan när som helst kontakta Wihlborgs för mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Telefon: 040-690 57 00
E-post: gdpr@wihlborgs.se -
Inledningsvis är det viktigt att notera att du inte måste lämna några personuppgifter i samband med att du upprättar en rapport. Du väljer själv vilka uppgifter du lämnar och en rapport kan lämnas anonymt. Wihlborgs behandlar alltså enbart sådana uppgifter som lämnas i en rapport.
Även om du gör en anonym rapport kan personuppgifter om dig förekomma i andras rapporter. Vi ber alla som upprättar en rapport att enbart lämna de personuppgifter som är nödvändiga för att Wihlborgs ska kunna behandla rapporten och uppfylla sina åtaganden.
-
Du som är anställd, är under anställningslika förhållanden, leverantör, hyresgäst eller annan intressent har möjlighet att använda vårt system för visselblåsning. Detta gör Wihlborgs för att värna om säkerhet och upprätthålla en hög affärsetik. I systemet kan du rapportera information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Det kan vara t.ex. ekonomisk brottslighet såsom mutor, brister i arbetsmiljö eller överträdelser av miljölagstiftning
Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla en fungerande visselblåsartjänst i den utsträckning du eller någon annan lämnat personuppgifter om dig i rapporter. Om du lämnar kontaktuppgifter behandlar vi dessa för att kunna kontakta dig vid behov när vi följer upp rapporten.
Om personuppgifter lämnas, behandlar Wihlborgs dessa för att kunna hantera anmälan korrekt och uppfylla sina skyldigheter i anledning av denna.
-
För anställda har Wihlborgs en rättslig förpliktelse att tillhandahålla rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning enligt visselblåsarlagen (2021:890).
För dem som inte är anställda som gör en rapport har Wihlborgs bedömt att det föreligger ett berättigat intresse för Wihlborgs att behandla personuppgifter. Wihlborgs berättigade intresse består i att få information om eventuella missförhållanden som förekommer samt att kunna kontakta den som gjort en anmälan för uppföljning. Wihlborgs intresse har vägts mot den eventuella integritetskränkning som vår behandling av dina personuppgifter kan innebära. Wihlborgs gör bedömningen att Wihlborgs intresse i detta fall väger tyngre. Denna bedömning görs utifrån att du själv väljer vilka personuppgifter du vill lämna samt att Wihlborgs har implementerat tekniska säkerhetsåtgärder och har begränsat vilka personer som får tillgång till rapporterna.
-
Uppgifterna sparas under den tid de behövs för att Wihlborgs ska genomföra utredning i anledning av rapporten för att ta reda på om uppgifterna stämmer. Uppgifterna kan komma att sparas längre om utredningen leder till att åtgärder vidtas. Personuppgifterna raderas senast två år efter att ärendet avslutats. Trumpet behandlar enbart uppgifterna tre veckor efter att ärendet avslutats.
-
Wihlborgs har begränsat, både internt inom organisationen och externt, vilka som har tillgång till dina personuppgifter. Inom Wihlborgs hanteras rapporter som kommer in av visselblåsarkommittén, som består av Wihlborgs Vd, CFO och HR-chef. En anmälan kan behöva utredas ytterligare och kommittén beslutar då om utredningen ska genomföras av Wihlborgs personal och/eller extern part
Wihlborgs använder en extern leverantör av visselblåsartjänst, Trumpet, som administreras av Whitepaper Advisors. Utvalda anställda hos extern leverantör kan också få tillgång till personuppgifter som framgår i rapporterna. Whitepaper Advisors är personuppgiftsbiträde till Wihlborgs och det är därmed Wihlborgs som styr hur Whitepaper Advisors får behandla personuppgifter i anledning av anmälan. Whitepaper Advisors behandlar därför personuppgifter i enlighet med vad som framgår av denna text.
Personuppgifterna behandlas endast på servrar som befinner sig inom EU/EES.
Dina rättigheter
Enligt gällande dataskyddslagstiftning har du ett flertal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter.
Om du har frågor kring eller vill använda dig av någon av rättigheterna nedan, ber vi dig att kontakta oss på gdpr@wihlborgs.se.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Om du upplever att Wihlborgs inte hanterar dina personuppgifter på rätt sätt har du även rätt att klaga till en dataskyddsmyndighet. Relevant dataskyddsmyndighet för Wihlborgs är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Här finns också mer information om dina rättigheter.
Du kan kontakta IMY på något av följande sätt:
Brev: IMY, Box 8114, 104 20 Stockholm
E post: imy@imy.se
Telefon: 08-6576100
Webbplats: www.imy.se.
-
Du har rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter vi har om dig samt rätt att få ta del av kopior av sådan information, under förutsättning att det är förenligt med tillämplig lag. Om möjligt får du gärna skicka en eventuell begäran om tillgång till dina personuppgifter från den e-postadress som du angett vid anmälan om prenumeration.
Om vi får en sådan begäran från dig på annat sätt, kan vi komma att begära kompletterande information från dig för att säkerställa att du är den rätta frågeställaren om samt mottagaren av personuppgifterna i fråga.
-
Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Denna Integritetspolicy är ett första sätt att informera dig om behandlingen av dina personuppgifter. Om du har några frågor kring vår personuppgiftshantering är du välkommen att höra av dig på gdpr@wihlborgs.se.
-
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade eller ofullständiga personuppgifter kompletterade, under förutsättning att det är förenligt med tillämplig lag.
-
Du har rätt att be oss radera dina personuppgifter. Personuppgifterna kommer då raderas om informationen inte längre är nödvändig för att uppfylla syftet med behandlingen eller om du återkallat ditt samtycke.
-
Du har rätt att be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Wihlborgs är då skyldigt att efterleva din begäran för den behandling som beskrivs i denna Integritetspolicy.
-
Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Rätten kan åberopas när den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse, vilket är den lagliga grund Wihlborgs baserar den behandling som beskrivs i denna Integritetspolicy på.
-
Du har rätt att begära att en granskning av all profilering som genomförs med hjälp av dina personuppgifter görs av en fysisk individ. Dina personuppgifter kommer dock inte att hanteras inom ramen för automatiserade beslut av Wihlborgs.
-
Du har rätt att få de personuppgifter som du själv har lämnat till oss överförda direkt till dig eller till en annan personuppgiftsansvarig som du anvisar. Detta gör att du kan överföra informationen i ett maskinläsbart format till en annan mottagare. Rätten till dataportabilitet gäller personuppgifter som behandlas med stöd av ditt samtycke eller för att fullgöra avtal.
-
Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke i de situationer där samtycke är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter.